Uso compartido de visualizaciones mediante programas de correo electrónico de libros de trabajo

Use correos electrónicos programados para compartir visualizaciones de datos de un libro de trabajo y mantenga informados a los destinatarios con los datos más actualizados.

Temas:

Acerca de la creación de programaciones de correo electrónico de libros de trabajo

Puede compartir una visualización desde un libro de trabajo mediante la creación de una programación para enviar por correo electrónico un versión PDF o PNG de la visualización. Utilice la programación de correo electrónico para configurar la entrega a los destinatarios seleccionados.

Para programar el envío de visualizaciones, su organización debe haber configurado los ajustes de correo electrónico en Oracle Analytics. Consulte Configuración de un servidor de correo electrónico para entregar informes y Límites de envío de correo electrónico.

  • Puede crear programaciones para un libro de trabajo si tiene el rol de aplicación Administrador de servicio de BI (o cualquier rol con el permiso Programar libros de trabajo), además de acceso de lectura/escritura para ese libro de trabajo. Si no está seguro de si tiene los roles de aplicación necesarios, consulte a su administrador.

  • Los programas de envío de libros de trabajo utilizan el nombre del archivo y la ruta del libro de trabajo. Si se mueve o renombra un libro de trabajo, suprima el programa existente y cree uno nuevo. Consulte Gestión de trabajos y programaciones de correos electrónicos de libro de trabajo.

  • Puede crear programas para libros de trabajo que estén en carpetas compartidas. Otros usuarios no podrán acceder a los libros de trabajo de Mis carpetas.

  • Puede definir un programa para repetirse cada hora, día, semana, mes o año.

  • Las extensiones de plugins personalizados, los objetos de barra de filtros y las líneas de tendencias no están soportados para las programaciones de correo electrónico de libro de trabajo.

  • Solo está soportado Inglés EE. UU. para la salida.

Programas de repartición

Cree un programa de repartición para enviar visualizaciones de datos de libros de trabajo a los destinatarios si la visualización de datos contiene datos confidenciales a los que se accede mediante roles de aplicación y grupos de usuarios específicos configurados en Oracle Analytics. Cada destinatario recibe una visualización de datos personalizada basada en su configuración de acceso a los datos, en lugar de en la configuración de acceso a los datos del usuario administrador que crea el programa. Consulte Creación de una programación de correos electrónicos de libro de trabajo

  • La repartición está disponible para programas creados a partir de libros de trabajo guardados en las carpetas compartidas.
  • La repartición está desactivada por defecto cuando se empieza a crear un nuevo programa.
  • La repartición no permite enviar visualizaciones a destinatarios externos que no se hayan configurado previamente en Oracle Analytics.
  • Cuando utilice la repartición, podrá agregar hasta 100 destinatarios que sean usuarios individuales o roles de aplicación configurados en Oracle Analytics. Por ejemplo, si agrega un rol de aplicación Consumidor de BI como destinatario y este está asignado a 100 usuarios, se producirá un fallo en el programa al enviar la visualización a cualquier otro destinatario después de estos 100 usuarios.

Gestión de programas

Puede gestionar programaciones de correo electrónico de libros de trabajo existentes y comprobar el estado de los trabajos programados y ver, editar o suprimir programas. Consulte Gestión de trabajos y programaciones de correos electrónicos de libro de trabajo.

  • La programación de correo electrónico de un libro de trabajo la edita el autor de la programación o cualquier usuario con los mismos permisos de acceso y edición para el libro de trabajo. Las visualizaciones de datos compartidas con destinatarios se basan en la configuración de acceso a los datos del usuario administrador que edita y guarda los cambios en el programa.
  • Cuando se editan las visualizaciones de datos de un libro de trabajo, una vez creada una programación de correo electrónico de libro de trabajo desde un libro de trabajo, los cambios guardados en la visualización de datos del libro de trabajo se reflejan en los correos electrónicos programados según la configuración de acceso a datos del usuario administrador que ha guardado la programación.
  • La repartición de programaciones de correo electrónico de libros de trabajo con más de un destinatario disparan trabajos para cada destinatario en el programa ya sean un usuario individual o parte de un rol de aplicación. Cada destinatario recibe una visualización de datos personalizada basada en su configuración de acceso a los datos de Oracle Analytics.

Creación de una programación de correo electrónico de libro de trabajo

Puede configurar un programa para compartir visualizaciones de datos de lienzos seleccionados del libro de trabajo con los destinatarios que desee. Puede enviar visualizaciones de datos como archivos PDF, archivos XLSX o archivos de imagen con formato PNG adjuntos en correos electrónicos programados.

Puede crear programaciones para un libro de trabajo si tiene el rol de aplicación Administrador de servicio de BI (o cualquier rol con el permiso Programar libros de trabajo), además de acceso de lectura/escritura para ese libro de trabajo. Si no está seguro de si tiene los roles de aplicación necesarios, consulte a su administrador.
Nota: Al compartir en formato Excel, puede incluir una visualización de cualquier lienzo que contenga visualizaciones de tabla o de tabla dinámica. Al compartir en formato PDF o de imagen, puede incluir un máximo de cinco lienzos.
  1. En la página de inicio, pase el cursor por encima de un libro de trabajo, haga clic en Acciones y seleccione Programar.
  2. En el separador Programa, haga clic en Nuevo.
  3. En el separador Formato, utilice el campo Nombre para cambiar el nombre por defecto de la programación si es necesario.
  4. Utilice el campo Formato para seleccionar un formato en el que compartir contenido:
    • Acrobat (pdf): para los archivos de Acrobat (PDF), utilice el campo Lienzos para seleccionar hasta cinco lienzos que compartir, y el campo Tamaño para cambiar el tamaño de página por defecto.
    • Imagen (png): para los archivos de imagen (PNG), utilice el campo Lienzo para seleccionar hasta cinco lienzos que compartir.
    • Excel (xlsx): para los archivos de Excel (XLSX), utilice el campo Lienzo para seleccionar un lienzo con visualizaciones de tabla o de tabla dinámica, y el campo Visual para seleccionar la visualización que desee compartir.
  5. En el separador Programa, seleccione una fecha y hora de inicio.
  6. Opcional: Seleccione Repetir para crear un programa recurrente.
  7. En el separador Correo electrónico, introduzca los destinatarios.
    Puede agregar usuarios de Oracle Analytics, roles de aplicación y direcciones de correo electrónico de destinatarios externos. Separe las direcciones de correo electrónico con una coma, por ejemplo: [email protected],[email protected]. Todos los destinatarios recibirán las visualizaciones en función de la configuración de acceso a datos del usuario administrador que ha creado el programa.
  8. Opcional: Active Repartición si las visualizaciones de datos están configuradas para repartirse y contienen datos confidenciales a los que acceden roles de aplicación y grupos de usuarios específicos.
  9. Introduzca un asunto y un mensaje. En el mensaje de correo electrónico, haga clic en Enlace y seleccione:
    • Agregar un enlace de URL al libro de trabajo
    • Agregar un enlace de URL para descargar la salida

    Nota:

    Si su organización configura una URL personalizada para Oracle Analytics Cloud, el administrador puede utilizar la URL personalizada en los enlaces a sus visualizaciones (en lugar de la URL estándar) mediante un valor del sistema. Consulte Configuración del sistema - Usar una URL personalizada para compartir contenido por correo electrónico.
    También puede agregar una imagen PNG de las visualizaciones de datos al cuerpo del mensaje de correo electrónico haciendo clic en Imagen de salida.

    Puede cambiar el tamaño de la imagen agregada para una visualización óptima. Para ello, coloque el cursor sobre la imagen y, a continuación, haga clic en la esquina derecha y arrástrela para aumentar o reducir el tamaño.

  10. Haga clic en Guardar.

Creación de una programación de correos electrónicos de libro de trabajo

Cree una programación de correo electrónico de repartición de libro de trabajo para enviar visualizaciones de datos a los destinatarios si las visualizaciones de datos contienen datos confidenciales a los que se accede mediante roles de aplicación y grupos de usuarios específicos configurados en Oracle Analytics. Cada destinatario recibe una visualización de datos personalizada basada en su configuración de acceso a los datos, en lugar de en la configuración de acceso a los datos del usuario administrador que crea el programa.

Puede crear programaciones con repartición para un libro de trabajo si tiene el rol de aplicación Administrador de servicio de BI (o cualquier rol con el permiso Programar libros de trabajo con repartición), además de acceso de lectura/escritura para ese libro de trabajo. Si no está seguro de si tiene los roles de aplicación necesarios, consulte a su administrador.
  1. En la página de inicio, pase el cursor por encima de un libro de trabajo que contenga el lienzo y las visualizaciones que desea compartir, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Abrir.
  2. Cree un programa o edite uno existente.
  3. En el separador Correo electrónico, active Repartición e introduzca a los destinatarios.
  4. Opcional: Introduzca un asunto y un mensaje.
  5. Haga clic en Guardar.

Gestión de trabajos y programaciones de correos electrónicos de libro de trabajo

Puede comprobar el estado de los trabajos programados y ver, editar o suprimir programaciones de correos electrónicos de libro de trabajo.

Puede gestionar programaciones para un libro de trabajo si tiene el rol de aplicación Administrador de servicio de BI (o cualquier rol con el permiso Programar libros de trabajo), además de acceso de lectura/escritura para ese libro de trabajo. Si no está seguro de si tiene los roles de aplicación necesarios, consulte a su administrador.
  1. En la página de inicio, pase el cursor por encima de un libro de trabajo que contenga el lienzo y las visualizaciones que desea compartir, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Abrir.
  2. Haga clic en el nombre para editar un programa.
  3. Opcional: Haga clic en Acciones y seleccione Ejecutar para ejecutar manualmente una programación en este momento.
  4. Para suprimir una programación, selecciónela, haga clic en Acciones y, en Suprimir.
  5. Opcional: Haga clic en el separador Historial para comprobar el estado de los trabajos programados anteriormente.
  6. Haga clic en Guardar.
  7. Opcional: Para inspeccionar el progreso de los trabajos programados, en la página de inicio, haga clic en Navegador, Trabajos, Filtros y, a continuación, seleccione Libro de trabajo. Seleccione un trabajo del programa y haga clic en Inspeccionar.